Zato je zelo pomembno, da se sredstva tega rezervnega sklada vodijo pravilno in odgovorno. Stanovanjski zakon glede vodenja in porabe sredstev rezervnega sklada vsebuje precej stroga in natančna navodila.
Za vodenje računa sredstev rezervnega sklada je sicer pooblaščen upravnik, ki v svojem imenu in za račun etažnih lastnikov večstanovanjske stavbe odpre in vodi fiduciarni račun za ta sredstva, in sicer ločeno za vsako večstanovanjsko stavbo posebej.
Upravnik mora sredstva rezervnega sklada naložiti samo v depozite pri banki, ki ima v skladu s predpisi o bančništvu dovoljenje za sprejemanje depozitov na območju Republike Slovenije, v nakup obveznic države ali vrednostne papirje centralne banke. Pri sklepanju depozitnih pogodb mora kot dober gospodarstvenik zagotoviti ohranjanje vrednosti denarnih sredstev.
Etažni lastniki lahko sklenejo, da upravnik izplačila iz rezervnega sklada izvaja le ob potrditvi enega izmed etažnih lastnikov. Poleg izbranega etažnega lastnika lahko izmed etažnih lastnikov določijo tudi njegovega namestnika. Etažnega lastnika in namestnika določijo s sklepom. Veljavno sprejeti sklep upravnik v 15 dneh predloži banki, pri kateri je odprt fiduciarni račun za sredstva rezervnega sklada večstanovanjske stavbe.
Če upravnik vplačila etažnih lastnikov izvaja preko svojega transakcijskega računa, mora najkasneje v roku 10 dni od vplačila posameznega etažnega lastnika sredstva, vplačana za namen rezervnega sklada, odvesti na fiduciarni račun rezervnega sklada.
Sredstva rezervnega sklada je mogoče uporabiti le namensko, in sicer za poravnavo stroškov vzdrževanja, ki so predvideni v sprejetem načrtu vzdrževanja, kakor tudi za plačilo del, vezanih na učinkovitejšo rabo energije, za plačilo izboljšav in nujnih vzdrževalnih del, za odplačevanje v te namene najetih posojil in za zalaganje stroškov izterjave plačil v rezervni sklad.
Nujna vzdrževalna dela so sicer tista vzdrževalna dela, ki niso predvidena v načrtu vzdrževanja in s katerimi bi bilo nerazumno odlašati, ker bi njihova neizvedba pomenila znatno poslabšanje pogojev bivanja za vse ali nekatere posamezne ali skupne dele večstanovanjske stavbe ali bi zaradi njihove neizvedbe lahko nastala večja škoda na posameznih ali skupnih delih večstanovanjske stavbe oziroma tretjim osebam.
Kaj pa če etažni lastnik ne vplača svojega prispevka v rezervni sklad? V tem primeru ga mora upravnik pisno pozvati k plačilu. Poziv upravnika se šteje za verodostojno listino v smislu zakona, ki ureja izvršbo in zavarovanje.
Premoženje rezervnega sklada ima tudi poseben, varovani status. To premoženje je namreč zavarovano pred morebitno izvršbo, saj je ta dovoljena samo za plačilo obveznosti za poravnavo stroškov vzdrževanja, ki so predvideni v sprejetem načrtu vzdrževanja.
Premoženje rezervnega sklada prav tako ni del upravnikove stečajne mase in nanj ne morejo poseči njegovi upniki v izvršilnem postopku.
